Homeoffice im Handwerk

Das Mester-Team setzt auf Digitalisierung

Was ursprünglich für den Übergang geplant war, hat sich für einen Arbeitsplatz des Handwerksbetriebs Mester in Bielefeld inzwischen dauerhaft bewährt: die Buchhaltung im Homeoffice. Eine super Lösung, findet auch Sandra Berenbrink. Die kaufmännische Mitarbeiterin kann nun Job und Familie bestens miteinander vereinbaren. Aber das ist nicht die einzige Veränderung, die Corona hier angestoßen hat.

Generell ist man bei Mester, einem Fachbetrieb für Rollladen- und Sonnenschutz in Bielefeld, seiner Zeit voraus. Seniorchef Michael Mester hatte sich schon vor vielen Jahren ins Social-Media-Business eingearbeitet und ist bereits seit 2014 in seiner Branche als Vorreiter bekannt. Seitdem hält das Mester-Team bestehende und potenzielle Kunden auch über digitale Kanäle auf dem Laufenden. Zudem konnten einzelne Prozesse im Auftragsablauf, wie die Terminvereinbarung für Reparaturen an Rollläden-, Fenster- und Sonnenschutz, schon vor Corona rund um die Uhr über die Firmenhomepage erledigt werden. Viele weitere Tools und Inhalte sind für den Relaunch des Online-Auftritts ab Frühjahr 2022 bereits in Planung.

Kurzum: In puncto Digitalisierung war und ist der Betrieb weiter als viele andere Handwerksunternehmen. Nachgerüstet werden musste 2020 unter anderem die Software zum Schutz sensibler Firmendaten und bis heute werden alle Mitarbeitenden regelmäßig präventiv in Sachen Cybersicherheit geschult.

Arbeiten von zu Hause aus

Als Sandra Berenbrink im Frühjahr 2020, wie andere Kollegen auch, ins Homeoffice wechselte, war das zunächst ein Notfallplan. Ihre beiden jüngsten Kinder mussten von heute auf morgen zu Hause bleiben; Kitas und Schulen wurden geschlossen. Insgesamt sieben Kinder gehören zu ihrer Patchworkfamilie, vier davon sind inzwischen ausgezogen und stehen mehr oder weniger auf eigenen Füßen. Als sie und ihr Mann sich kennenlernten, war sie alleinerziehend mit Zwillingen, ihr Partner Vater von drei Kindern. Zwei Gemeinsame kamen später hinzu, außerdem zwei Katzen und Kaninchen. Beide Eltern sind nach wie vor berufstätig.

Die Buchhaltung läuft weiter reibungslos

Als gelernte Bürokauffrau hat Sandra Berenbrink seit 2019 eine 15-Stunden-Stelle bei der Firma Mester. „Die fest umrissenen Aufgaben und Arbeitszeiten waren ideal für mich, so konnte ich vor allem für die Kleinen da sein“, berichtet die heute 47-Jährige rückblickend. Im Büro arbeitete sie damals an drei Vormittagen in der Woche.

Ihren Aufgabenbereich in der Buchhaltung beschreibt sie so: „Ich bereite alle Unterlagen vor, kontiere und buche sie und pflege sie in die Firmensoftware ein. Dann kann das Steuerbüro den Abschluss machen.“ Zu ihren Aufgaben gehört es, Kontobewegungen zu kontrollieren, zu überprüfen, ob alle Rechnungen geschrieben und die der Lieferanten angewiesen wurden. Auch das Mahnwesen liegt zum Teil in ihren Händen. Anfangs hat sie zudem die Barkasse gezählt, das Kassenbuch geführt und alle noch nicht digitalisierten Firmenunterlagen eingescannt oder erfasst. Vorarbeiten, die jetzt die Auszubildende für sie übernimmt.

Mit Corona wurde es zur Herausforderung, die vielfältigen Aufgaben in der Buchhaltung noch neben der Familienarbeit zu meistern und gut zu strukturieren. Heute, nach eineinhalb Jahren Pandemie, ist die Arbeit im Homeoffice für die berufstätige Mutter eine ideale Alternative.

Eine klassische Win-Win-Situation

Morgens, wenn die Kinder in Schule und Kita sind, verbringt Sandra Berenbrink den Vormittag konzentriert am Schreibtisch und widmet sich dann allen anderen familiären Aufgaben. Auf die notwendigen Arbeitsunterlagen kann sie bequem über das sichere Firmennetzwerk oder ihren Mail-Account zugreifen.
Die heutige Routine konnte sich auch deshalb so gut einspielen, weil die Bürokauffrau gemeinsam mit ihrem Chef, Norman Mester, das Prozedere sukzessive optimiert hat. Immer mehr Unterlagen wurden digitalisiert, Arbeitsabläufe revisionssicher festgelegt, Lieferanten gebeten, auf Online-Rechnungen umzustellen. Damit konnte Zeit eingespart werden, in der die Buchhalterin nun weitere Aufgaben übernehmen kann. Und Ausfallzeiten gibt es nahezu keine, da die Arbeit extrem flexibel gestaltbar ist; ein Vorteil für beide Seiten.

Denn auch die Firma Mester freut sich, dass ihre Buchhalterin sich im Homeoffice momentan so wohl fühlt und sie damit ihrer familiären Situation entgegenkommen kann. Zumal die Räumlichkeiten in der Firma durch die Abstandsregeln tatsächlich sehr begrenzt sind. „Jeder freie Platz ist daher ein großer Nutzen für weiteres Wachstum und Entwicklung“, beschreibt Norman Mester die Situation im Betrieb.

Und Sandra Berenbrink ist ihrem Arbeitgeber dankbar. „Als Norman mir dauerhaft das Homeoffice angeboten hat, habe ich ,juhu‘ geschrien.“ Das kollegiale Miteinander im Mester-Team fehle ihr zwar; aber das lasse sich ja auch online pflegen.

Digitalisierung, wo sie Sinn macht

Der Lockdown habe tatsächlich auch positive Entwicklungen angestoßen, so die Firmenleitung: Ohnehin schon digitalisierte Prozesse kamen auf den Prüfstand, das schon weitgehend papierlose Büro erhielt weiteren Rückenwind, und einzelne Mitarbeitende können jetzt jederzeit bei Bedarf ortsunabhängig beschäftigt werden. Eine vollumfängliche Restrukturierung habe es dank der frühzeitigen Weichenstellung nicht geben müssen.

Was im Backoffice problemlos möglich ist, gilt allerdings nicht für die Monteure und nur eingeschränkt für den Verkauf: “Selbst, wenn unser Vertrieb inzwischen durch verschiedene Möglichkeiten auf unserer Website unterstützt wird, – zum Beispiel durch den digitalen Kaufberater, durch die Möglichkeit zu Online-Terminvereinbarungen für Ausstellungs-, Telefon- und Videoberatungen oder 3D-Ausstellungsrundgänge –, schätzen unsere Kunden weiterhin vor allem die persönliche Beratung bei uns im Hause oder sogar direkt vor Ort. In unseren Ausstellungen können sie nahezu alle Lösungen im Bereich Sonnen-, Sicht- und Wetterschutz live erleben und anfassen. Vieles wirkt in live einfach noch mal anders. Dieses Erlebnis lässt sich online nur sehr schwer vermitteln“, so Maren Remmert, bei Mester verantwortlich für die Projektplanung & Koordination.
Welche digitalen Entwicklungsschritte der Firma Mester zukünftig ins Haus stehen, darauf dürfen wir gespannt sein.

Das Interview führte Bettina Dempwolf, freie Redakteurin und Trainerin für Berufsorientierung in Bielefeld.